CRM для сайта Putin2018.ru
Выборы президента — главное политическое событие страны. Важно организовать слаженную работу предвыборного штаба. В этом помогают волонтеры.
События такого уровня привлекают массу волонтеров. Но информация о них часто дублируется или оказывается недостоверной.
Чтобы автоматизировать обработку анкет волонтеров, разработчик сайта Putin2018.ru — компания Notamedia — предложил нестандартный подход — использовать полноценную CRM-систему.
Рассказываем, как наши партнеры и продукты «1С-Битрикс» помогли избирательному штабу Владимира Путина автоматизировать прием волонтеров.
Putin2018.ru
Это официальный сайт Владимира Путина, который появился к президентским выборам 2018 года.
На сайте опубликованы биография и достижения президента, дневник избирательной кампании, информация о митингах и доверенных лицах Владимира Путина. А также новостная лента
Отдельная вкладка посвящена волонтерам — добровольцам, которые захотели присоединиться к избирательному штабу. Для этого нужно было заполнить заявку на сайте и пройти собеседование.
Цели и задачи
Чтобы стать волонтером, раньше кандидаты лично приходили в штаб и оставляли персональные данные в рукописных списках. Либо регистрировались в волонтерских проектах и уже через эти организации вступали в штаб.
Затем появились предвыборные сайты, где кандидаты в волонтеры оставляли информацию о себе. Эти данные поступали в единую Excel-таблицу, из которой потом распределялись по регионам.
Работа была однотипной и рутинной. У штабов из разных регионов России не было прозрачного инструмента для обмена данными о волонтерах.
При этом алгоритм работы и общения с кандидатами не менялся:
- Прием заявок;
- Проверка данных;
- Телефонное интервью;
- Собеседование;
- Подписание договора;
- Постановка задач волонтеру оффлайн.
Поэтому разработчики сайта штаба Владимира Путина из агентства Notamedia предложили использовать для работы с кандидатами в волонтеры бизнес-подход — агрегировать и обрабатывать заявки через CRM-систему.
Задачами разработчиков стали:
- Автоматизация работы предвыборного штаба;
- Создание единой точки входа для обращений;
- Фильтрация ботов и недостоверных заявок;
- Разработка инструмента для сбора статистики и учета.
Выбор платформы
Для решения этих задач разработчики Notamedia выбрали сервис «Битрикс24». У агентства уже был многолетний опыт работы с этой платформой.
Критерии выбора:
- Надежность решения;
- Высокая скорость и низкая стоимость внедрения;
- Удобный функционал, понятный даже неопытным пользователям;
- Оптимальная цена.
Подрядчик знал, что возможности платформы гарантируют отличный результат.
Ход работ
Внедрение и адаптация CRM-системы «Битрикс24» для работы с волонтерами проходила в четыре этапа.
- Разработка концепции решения;
- Тестирование системы;
- Внедрение в работу сотрудников штаба;
- Масштабирование на всю Россию.
Разработчики столкнулись со сложностями:
- Адаптация решения для задач избирательной кампании.
- Обучение сотрудников штаба новому продукту.
Что сделали?
- Настроили решение для работы штаба
Пришлось вырезать «лишние кнопки» CRM-системы. И перенастроить систему так, чтобы она подходила для работы с заявками волонтеров.
- Подробно описали работу с CRM-системой
Чтобы команда штаба легко ориентировалась в новом инструменте, разработчики подготовили подробную инструкцию со скриншотами.
- Обучили сотрудников
Агентство научило пользоваться CRM-системой работников главного штаба. А они передавали опыт коллегам в регионах и выполняли роль техподдержки.
По словам разработчиков, благодаря этим шагам сотрудники избирательного штаба тепло приняли решение «Битрикс24».
На разработку и внедрение CRM-системы понадобились 2 недели. Сайт штаба Владимира Путина запустился 15 января.
Решения для работы с волонтерами
1. Форма для подачи заявокКандидат в волонтеры заполнял форму на сайте. Поля анкеты: ФИО, дата рождения, телефон, электронная почта, ссылка на профиль в социальных сетях, регион.
После заполнения формы волонтер получал смс с кодом подтверждения — этот шаг помог отсеять ботов и людей, которые вписывали чужой номер телефона.
Затем кандидат получал сообщение, что с ним скоро свяжутся.
CRM-система сайта Владимира Путина оптимизировала прием заявок от потенциальных волонтеров (лидов).
По API система:
- Получала лиды с сайта избирательного штаба;
- Обрабатывала информацию — отсеивала повторные заявки и ботов;
- Конвертировала лид в контакт для работы.
После верификации по номеру телефона данные из заявки уходили по API в CRM-систему. Сначала их проверяла служба безопасности и давала рекомендации по работе с человеком.
Затем заявка автоматически отправлялась в регион, который указал волонтер. Система назначала ответственного за общение с потенциальным волонтером.
Представители штаба всегда видели историю общения с волонтером.
- Сотрудник избирательной кампании получал заявку и приглашал потенциального волонтера на собеседование. После этого задача «Заявка» закрывалась и переходила в статус «Собеседование».
- А назначенная дата появлялась в календаре.
- После встречи с кандидатом заявка конвертировалась в полноценный контакт.
- Координатор определял задачи волонтера.
5. Распределение доступа к информации
Каждый региональный штаб «видел» только своих волонтеров. Сотрудники избирательного штаба могли сегментировать людей по выбранным параметрам — например, по возрасту.
Работники центрального штаба получали доступ ко всем анкетам и в режиме реального времени отслеживали статус работы с заявками.
6. Статистика и отчеты Функционал CRM-системы моментально формировал отчеты за выбранный период и показывал статистику по обработке заявок. При необходимости отчеты можно делать вручную. Работа избирательных штабов по всей стране была прозрачной.
Результаты
Сервис «Битрикс24»
- Автоматизировал работу предвыборного штаба — создал единое окно для сбора заявок потенциальных волонтеров; Снизил нагрузку и упростил работу сотрудников избирательного штаба;
- Обеспечила штаб оперативной статистикой;
- Менее чем за 2 месяца к избирательному штабу присоединились 20 тысяч добровольцев из всех регионов России.
Ковтун Сергей, генеральный директор Notamedia:
«В компании уже любят шутить, что ни одни выборы не проходят без Notamedia. Вот и недавно предвыборный сайт кандидата в мэры Сергея Собянина делали тоже мы.
А если серьезно, то нам приятно помогать людям больше времени уделять своей семье и личным делам. А не перекладыванием данных из одного файла в другой.
Эту работу взял на себя «Битрикс24». С его помощью мы настроили все системы под требования заказчика и успели выполнить большой объем задач в короткий срок.
О разработчике
Агентство Notamedia с 2004 года специализируется на производстве, продвижении и поддержке медийных проектов в цифровой среде, а также на системной интеграции, производстве, продвижении и поддержке интернет-сайтов, автоматизации бизнес-процессов, развитии интранета и внедрении CRM-решений.
Ежегодно агентство становится призером российских и международных конкурсов в сфере веб-разработки и дизайна.
За годы работы специалисты агентства запустили более 500 проектов, среди которых ведущие СМИ, социальные сети, государственные и некоммерческие организации, персональные медиа.
Офисы компании расположены в Москве и Краснодаре. Notamedia — член Российской ассоциации электронных коммуникаций (РАЭК) и Ассоциации менеджеров России (АМР).
