Команда Artwell спроектировала, настроила и внедрила корпоративный портал для компании АО «Вертолеты России».
В результате заказчик получил информационную среду, которая
«Вертолеты России» – единственный разработчик и производитель вертолетов в России. Это одна из немногих компаний в мире, которая проектирует, производит, испытывает и технически обслуживает современные гражданские и военные вертолеты.
Холдинг входит в структуру Госкорпорации Ростех. Он образован в 2007 году, но отдельным предприятиям более 70-лет.
90% коммуникаций между сотрудниками холдинга велось по электронной почте. А отчеты о выполненной работе фиксировались только в системе электронного документооборота (СЭД).
Управлять бизнес-процессами и оперативно вносить изменения в данные компании в таком режиме было неудобно.
Поэтому в середине 2015 года сотрудники производственного блока АО «Вертолеты России» заявили, что компании нужен корпоративный портал. Дирекция по персоналу и администрация идею поддержали и выдвинули свои предложения.
ИТ направление компании приняло запрос на создание корпоративного портала для общения сотрудников и управления задачами и проектами.
ИТ-специалисты компании предложили использовать продукты от «1С-Битрикс24». Они уже видели готовые решения на этой платформе: корпоративный портал на 1С-Битрикс функционирует на одном из Предприятий Холдинга – АО «ВСК».
Платформа «1С-Битрикс24» предоставляла клиенту массу возможностей:
Перед разработчиками поставили задачи:
В декабре 2015 года АО «Вертолеты России» провела закупочную процедуру по выбору подрядчика на работы по разработке и внедрению корпоративного портала на базе 1С-Битрикс – победила компания Artwell.
На первый взгляд задача казалась простой, но исполнители столкнулись с рядом сложностей:
Единый справочник по организационной структуре
До появления портала информация о сотрудниках хранилась в разных системах, которые между собой не синхронизировались. Общий доступ к данным об организационных структурах отсутствовал.
Основная задача разработчиков состояла в том, чтобы объединить разрозненные сведения и предоставить справку о каждом работнике:
Телефонный справочник
Корпоративные телефонные справочники существовали в компании и раньше. Но информация в них редко обновлялась и быстро устаревала.
Портал решил эту проблему, теперь контакты синхронизируются с организационной структурой.
Раздел содержит интерактивные элементы, дающие пользователю дополнительную информацию:
Группы
Появилась площадка для общения и совместной работы по задачам и проектам.
Теперь проектные команды могут хранить документы, вести календарное планирование и работать с задачами отдельно по каждому проекту.
Фото- и видеогалереи
Сотрудники холдинга получили доступ к фото- и видео-галереям. Можно оценивать, комментировать материалы и делиться ими.
База знаний
Один из самых популярных разделов, который представляет из себя wiki подобную энциклопедию.
База знаний хранит накопленный опыт, она нужна для непрерывного обучения и повышения квалификации сотрудников.
Теперь ответы на вопросы находятся у работников холдинга под рукой.
Дополнительные сервисы
Позже на портале появились новые сервисы: бронирование переговорных комнат и заказ пропусков.
График отсутствия
Бронирование переговорных комнат
Заказ пропусков
Поначалу сотрудники продолжали обсуждать рабочие вопросы по электронной почте. Но, по словам разработчиков, начали постепенно переходить на портал.
В итоге:
В планах компании создать интерактивную карту офисов, автоматизировать процессы оформления командировок, нормализовать сведения о контактных данных и настроить автоматические звонки по клику на телефонный номер работника в профиле.
Проект реализован компанией Artwell – партнером «1С-Битрикс24» по государственным заказам и крупным корпоративным внедрениям.
Достижения компании:
В результате заказчик получил информационную среду, которая
- Автоматизирует бизнес-процессы
- Ускоряет распространение корпоративных новостей
- Помогает проводить опросы среди сотрудников компании
- Облегчает управление задачами и проектами
- Пополняет базу знаний
О холдинге
«Вертолеты России» – единственный разработчик и производитель вертолетов в России. Это одна из немногих компаний в мире, которая проектирует, производит, испытывает и технически обслуживает современные гражданские и военные вертолеты.
Холдинг входит в структуру Госкорпорации Ростех. Он образован в 2007 году, но отдельным предприятиям более 70-лет.
Портал АО «Вертолеты России»
- Объединил и сделал общедоступными разрозненные данные о сотрудниках холдинга: ФИО, должность и контакты сведены в единый справочник.
Он постоянно пополняется. Сведения корректируются в режиме реального времени. - Помог выстроить и наладить внутрикорпоративное общение:
- В тематических группах. Пользователи формируют их самостоятельно
- Внутри компании и предприятий холдинга
- Между организациями – общение в групповых чатах и форумах заменяет переписки по электронной почте
- Упростил групповую работу специалистов из разных подразделений
Теперь сотрудники общаются в онлайн-чатах, проводят опросы и решают задачи по проектам. А компания получает оперативный отчет о ходе работ.
О ситуации
90% коммуникаций между сотрудниками холдинга велось по электронной почте. А отчеты о выполненной работе фиксировались только в системе электронного документооборота (СЭД).
Управлять бизнес-процессами и оперативно вносить изменения в данные компании в таком режиме было неудобно.
Поэтому в середине 2015 года сотрудники производственного блока АО «Вертолеты России» заявили, что компании нужен корпоративный портал. Дирекция по персоналу и администрация идею поддержали и выдвинули свои предложения.
«По результатам консультации с ответственными стало очевидно, что у компании не было информационной площадки, где можно было организовывать взаимодействие рабочих групп», – рассказывает генеральный директор компании Artwell.
ИТ направление компании приняло запрос на создание корпоративного портала для общения сотрудников и управления задачами и проектами.
Выбор платформы
ИТ-специалисты компании предложили использовать продукты от «1С-Битрикс24». Они уже видели готовые решения на этой платформе: корпоративный портал на 1С-Битрикс функционирует на одном из Предприятий Холдинга – АО «ВСК».
Платформа «1С-Битрикс24» предоставляла клиенту массу возможностей:
- Готовые решения, которые легли в основу при создании собственного портала
- Мощный софт по управлению задачами и проектами
- Дружественный и интуитивно понятный функционал
- Инструмент для организации общения сотрудников
- Дополнительные функции: новостная лента, опросы, фото- и видеоконтент
Задачи проекта
Перед разработчиками поставили задачи:
- Оптимизировать работу с аналитикой
- Организовать площадку для общения сотрудников
- Создать единый каталог с организационной структурой
- Собрать базу справочных материалов
- Упростить совместную работу сотрудников в онлайне
- Создать форму для отчетов
- Сделать быстрый доступ с любых гаджетов
- Новостную ленту и доску объявлений
- Организационно-штатную структуру компании с автоматическим обновлением данных
- Инструменты для проведения корпоративных опросов и тестов
- Пул тематических статей и внутренних документов
- Справочники
- Контакты основных контрагентов, дни рождения работников, телефонный справочник
- Информацию о командировках, отсутствии и замещении работников
Ход проекта
В декабре 2015 года АО «Вертолеты России» провела закупочную процедуру по выбору подрядчика на работы по разработке и внедрению корпоративного портала на базе 1С-Битрикс – победила компания Artwell.
На первый взгляд задача казалась простой, но исполнители столкнулись с рядом сложностей:
- Холдинг состоит из 22 предприятий с разными структурами
- Нужно было проверить содержание баз данных и вручную собрать недостающую информацию
- Привести ее к единому стандарту и перенести на портал
- Составление технического задания
- Настройка прототипа
Заказчик потребовал- Создать общедоступное внутрикорпоративное информационное пространство с разграничением прав доступа пользователей
- Автоматизировать подготовку, сбор, анализ и распространение аналитических, отчетных и справочных данных
- Повысить эффективность внутренних коммуникаций
- Организовать прозрачную организационную структуру холдинга
- Сделать доступ с мобильных устройств на платформах Android и iOS
- Настроить базу знаний, каталог ссылок, график отсутствия работников
- Тестовая эксплуатация и корректировка
Портал должен был- соответствовать ожиданиям заказчика
- справляться с большими нагрузками
Разработчики проконсультировались с ответственными со стороны заказчика и изучили техническую документацию. Результаты легли в основу ТЗ.
Ключевые решения
Единый справочник по организационной структуре
До появления портала информация о сотрудниках хранилась в разных системах, которые между собой не синхронизировались. Общий доступ к данным об организационных структурах отсутствовал.
Основная задача разработчиков состояла в том, чтобы объединить разрозненные сведения и предоставить справку о каждом работнике:
Телефонный справочник
Корпоративные телефонные справочники существовали в компании и раньше. Но информация в них редко обновлялась и быстро устаревала.
Портал решил эту проблему, теперь контакты синхронизируются с организационной структурой.
Раздел содержит интерактивные элементы, дающие пользователю дополнительную информацию:
- перечень работников подразделения
- сведения о руководителе
- задачах подразделения
Группы
Появилась площадка для общения и совместной работы по задачам и проектам.
Теперь проектные команды могут хранить документы, вести календарное планирование и работать с задачами отдельно по каждому проекту.
Фото- и видеогалереи
Сотрудники холдинга получили доступ к фото- и видео-галереям. Можно оценивать, комментировать материалы и делиться ими.
База знаний
Один из самых популярных разделов, который представляет из себя wiki подобную энциклопедию.
База знаний хранит накопленный опыт, она нужна для непрерывного обучения и повышения квалификации сотрудников.
Теперь ответы на вопросы находятся у работников холдинга под рукой.
Дополнительные сервисы
Позже на портале появились новые сервисы: бронирование переговорных комнат и заказ пропусков.
График отсутствия
Бронирование переговорных комнат
Заказ пропусков
Результаты проекта
Поначалу сотрудники продолжали обсуждать рабочие вопросы по электронной почте. Но, по словам разработчиков, начали постепенно переходить на портал.
В итоге:
- Все материалы хранятся централизованно
- Информация не теряется
- Файлы можно быстро получить через систему поиска
- Участники диалога могут проводить оперативные опросы и быстро решать срочные задачи
Планы
В планах компании создать интерактивную карту офисов, автоматизировать процессы оформления командировок, нормализовать сведения о контактных данных и настроить автоматические звонки по клику на телефонный номер работника в профиле.
О разработчике
Проект реализован компанией Artwell – партнером «1С-Битрикс24» по государственным заказам и крупным корпоративным внедрениям.
Достижения компании:
- 1 место среди разработчиков в государственном секторе – Рейтинг Рунета
- 1 место в CMS Magazine
- 1 место среди разработчиков Bitrix
- 1 место среди разработчиков Drupal
- Таглайн – «открытие года», 2015 г.
- Битрикс – лидер продаж по Москве в июне 2015 г.
- Крупнейшая ИТ компания РФ, по версии Эксперт РА, Tadvisor, Cnews.
Результаты
